Home-Office ist seit der Pandemie Normalität. Oft merkt man, dass alles schwerer geht und die nötige Erholung fehlt, denn gute Home-Office Arbeitsweisen müssen gelernt sein. Ein Problem, nicht nur im Home-Office, ist die ständige Erreichbarkeit, deren negative Folgen mit entsprechender Kommunikation und Regelung verringert werden können.
Die Pandemie versetzte uns in vieler Hinsicht in Situationen mit denen wir erst lernen mussten umzugehen. Eine davon ist das Arbeiten im Home-Office. Trifft es einen nicht selbst, sind es die Kollegen.
Effektiv im Home-Office zu arbeiten oder mit Kolleg*innen im Home-Office zu interagieren stellt uns vor zahlreiche Herausforderungen.
Unter „ständiger arbeitsbezogener Erreichbarkeit“ versteht die Forschung, dass Beschäftigte außerhalb der regulären Arbeitszeit ansprechbar sind. Diese Art der Erreichbarkeit, egal ob freiwillig oder angewiesen, verlängert die Arbeitszeit. Damit führt sie zu dem gleichen Maß an Belastung, welches durch die eigentliche Arbeit empfunden wird. Die ständige Erreichbarkeit unterbricht die Erholung im Feierabend, am Wochenende oder im Urlaub und führt damit zu einer fortschreitenden Verschmelzung von Erwerbs- und Privatleben.
Die Einführung von Home-Office bietet eine räumliche Flexibilität. Sie geht oft Hand in Hand mit flexiblen Arbeitszeiten, ständiger Erreichbarkeit sowie neuen Steuerungsmechanismen durch die Führungskräfte. Zum Beispiel passierte es gestern, dass ich, im Home-Office, schon während des Frühstücks meine Arbeits-E-Mails checkte, dann die Kinder mit Lern- und Spielmöglichkeiten versorgte und meine Telefonkonferenz in den geplanten Feierabend verschob.
Der Flexibilitätsgewinn und die Möglichkeit schnelle Unterstützung zu bekommen oder zu geben, sind die entscheidenden Vorteile ständiger Erreichbarkeit. Nicht zu vernachlässigen ist dabei aber der negative Einfluss auf Wohlbefinden und Gesundheit. Allein die Notwendigkeit erreichbar zu sein, kann zu Kopfschmerzen, Müdigkeit, einem erhöhten Stresserleben und einer schlechteren Möglichkeit von der Arbeit abzuschalten führen. Die Möglichkeit abzuschalten ist entscheidend für die Erholung von arbeitsbezogenem Stress und damit langfristig für Erhaltung der eigenen Gesundheit und Leistungsfähigkeit nötig.
Wie kann also mit den Gefahren der ständigen Erreichbarkeit im Home-Office umgegangen werden? Kommunizieren Sie! - über Erwartungen und Regeln. Die „Initiative Gesundheit und Arbeit“ (iga) rät Beschäftigten grundsätzlich auf keinen Fall zu signalisieren jederzeit gerne erreichbar zu sein und ferner „Entschleunigungsoasen“, also Orte und Zeiten ohne Smartphone und Erreichbarkeit, einzurichten. Außerdem sind folgende Punkte hilfreich:
1) Zeit für Erreichbarkeitszeiten gutschreiben
Erreichbarkeit ist Arbeitszeit, denn sie ist in ihrer Art und Folge vergleichbar mit Rufbereitschaft.
2) Arbeitszeitregelungen mit individuellen Gestaltungsspielräumen einführen
Dabei müssen sowohl ausreichend Zeitressourcen für die inhaltliche Arbeit zur Verfügung stehen, als auch für den Kontakt mit Führungskräften und den kollegialen Austausch vorbehalten werden.
3) Transparente Regeln der Erreichbarkeit
Erwartungen an die Beschäftigten bezüglich Erreichbarkeit müssen deutlich formuliert werden. Dabei sollten neben Zeiten auch Inhalte besprochen werden. Vermeiden Sie die Kommunikation außerhalb der Arbeitszeit, wenn möglich. Anrufe können zum Beispiel ausschließlich auf Störfälle reduziert werden.
4) Regeln für Nicht-Erreichbarkeit
Bedenken Sie, dass nicht alle immer gleichzeitig erreichbar sein müssen. Sagen Sie sich selbst bewusst: „Heute am Sonntag, im Urlaub, an den Wochenenden etc. mache ich gar nichts für die Arbeit“. Nutzen Sie Ihre Freizeit zur Erholung und um abzuschalten. Das gilt auch für die Mittagspause. Besonders bei sitzender Tätigkeit sind Bewegungspausen mit körperlicher Aktivität empfehlenswert.
5) Vertretungsregelungen
Legen Sie eine verbindliche Vertretung für Urlaub oder Krankheit fest. So erreichen Sie, dass keine E-Mails im Urlaub gelesen werden, aus Angst den riesigen Berg, der danach wartet, nicht bezwingen zu können.
6) Reaktionszeiten vereinbaren
Legen Sie verbindliche Zeitspannen fest wie schnell reagiert werden soll. Ein typisches Beispiel ist, dass eine Vorgesetzte am Sonntag eine E-Mail an eine*n Mitarbeiter*in versendet. Diese*r versteht darin einen sofortigen Arbeitsauftrag und wird entsprechend aktiv. Dabei hat die vorgesetzte Person gar nicht erwartet, dass der*die Mitarbeiter*in den Auftrag noch am Wochenende bearbeitet. Am besten legen Sie solche Regeln vorher fest oder benennen einen Zeitrahmen in der E-Mail.
Natürlich gibt es auch Ausnahmesituationen in denen man mehr erreichbar sein muss. In diesen Fällen ist es die Aufgabe der Führungskraft ihre Mitarbeiter*innen auf die vereinbarten Regelungen hinzuweisen. Sinnvoll ist es auch, wenn Führungskräfte den Mitarbeiter*innen signalisieren: „Es ist gut, wenn du mal in einer Stressphase erreichbar bist. Aber ich möchte auch, dass du dich danach wieder zurückziehst.“ Genau wie in allen Führungssituationen hat die Führungskraft weiterhin eine Vorbildfunktion inne und sollte klar kommunizieren, Regeln aufstellen und sich daran halten.
Photo by Rana Sawalha on Unsplash